Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation (z.B. einer Behörde oder eines Unternehmens). Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d.h. welche Aufgaben von welchen Menschen und Sachmitteln zu bewältigen sind, regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse. (Quelle: Wikipedia)

Zweck der Aufbauorganisation es eine sinnvolle arbeitsteilige Gliederung und Ordnung der betrieblichen Handlungsprozesse durch die Bildung und Verteilung von Aufgaben (bzw. Stellen).

Es werden unter anderem Fragen beantwortet wie:

• Wer übernimmt die Führung?
• Wer hat wem was zu sagen?
• Wer ist für das Personal verantwortlich?
• Wo, wie und in welchem Zeitraum sollen die geplanten Ziele erreicht werden?
• Wer ist verantwortlich? Wie?
• Zerlegung und Bündelung des Bereichs- und Mitarbeiterziele
• Kombination zu Stellen, Abteilungen, Instanzen
• Klärung und Zuweisung von Kompetenzen auf die Stellen
• Führung und Führungsstruktur

• Organisation als Tätigkeit
  • das planmäßige Gestalten von Regelungen
• Organisation als Zustand
  • Künstlich geschaffene Ordnung
• Organisation als Institution
  • Die Unternehmung selbst ist eine Institution

• Klarheit
  • Klare und eindeutige Regelungen
• Zweckmäßigkeit
  • Den Unternehmenszielen angemessene Regelungen
• Wirtschaftlichkeit
  • Ökonomische Prinzipien
    • Minimum- oder Maximumprinzip
• Organisatorisches Gleichgewicht
  • Ausgewogenes Verhältnis zwischen Dauerregelungen und fallweisen Regelungen

• Gliederung des Betriebs
• Hierarchische Struktur
  • z.B. Organigramm

Eine Instanz, auch Leitungsstelle genannt, ist nichts anderes als ein Vorgesetzter. Eine Instanz kann immer Anweisungen an untergeordnete Stellen geben. Außerdem hat die Instanz in der Regel die Möglichkeit, eigene Entscheidungen zu treffen.

Typische Beispiele für die Instanz sind der Abteilungsleiter, der Bereichsleiter oder, wenn man nach ganz oben gehen will, der Geschäftsführer.

Eine Abteilung ist eine Zusammenfassung mehrerer Stellen, welche gemeinsame oder direkt zusammenhängende Aufgaben eines einheitlichen Arbeitsgebiets erfüllen und einer Instanz (Leitungsstelle) unterstellt sind.

Die Stabsstellen sind die Experten in einem Unternehmen. Sie sollen die Instanzen mit wichtigen Informationen versorgen und Ratschläge für die richtigen Entscheidungen geben. Entscheidungsmacht haben sie allerdings nicht, sie sollen nur unterstützen. In der Regel ist eine Stabsstelle immer genau einer Instanz zugeordnet.

Typische Beispiele für eine Stabsstelle sind etwa die IT-Abteilung, die Rechtsabteilung oder die Assistenz der Geschäftsführung.

Für das grundsätzliche Verständnis solltest Du folgendes wissen: Eine Stelle ist erstmal nichts anderes als ein Arbeitsplatz in einem Unternehmen. „Verkäufer“ ist zum Beispiel eine Stelle, „Hausmeister“ ist eine Stelle oder „Marketingleiter“ ist eine Stelle. Eine Stelle entspricht also einer Reihe von Aufgaben, die durch eine Person erledigt werden sollen (z.B. Regale einräumen, Kundengespräche und Verkaufen für den Verkäufer).

Wichtig: Die Stelle ist unabhängig von der Person, die diese Stelle besetzt. Frau Müller ist also keine Stelle, sie besetzt die Stelle nur. Eine Stelle kann auch unbesetzt sein, dann ist sie aber trotzdem vorhanden. Bloß, dass aktuell keiner die entsprechenden Aufgaben übernimmt.

Um die Organisation in Form von Organigrammen abzubilden, muss man je nach Größe und Leitungsanforderungen der Unternehmen unterschiedliche Leitungssysteme kennen.

Es gibt folgende Systeme:

Unter Linienorganisation versteht man ein hierarchisch gegliedertes Organisationssystem. Es besteht aus klaren und einheitlichen Befehlswegen auf jeder Ebene. Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens weist eine Verbindung zu einer höheren Ebene auf. Gegenüber dieser muss sich jeder Mitarbeiter verantworten. Eine Linienorganisation ist dadurch gekennzeichnet, dass jedes Mitglied des Unternehmens nur einen Vorgesetzten hat.

Abb.3: Einliniensystem

Die Stablinienorganisation bzw. das Stabliniensystem ist eine um Stabstellen erweiterte Form des Einliniensystems. Sie wurde eingeführt, um die Linieninstanzen zu entlasten und die Vorgesetzten vom unterstellten Bereich weniger abhängig zu machen. Der Stab instruiert den zugeordneten Vorgesetzten. Die Stäbe haben keine oder allerhöchstens fachliche Weisungsbefugnis gegenüber dem dem Vorgesetzten unterstellten Bereich. Diese Organisationsform erzeugt höhere Kosten als das Einliniensystem und führt evtl. zu Konflikten zwischen der Stabs- und der Linienstelle.

Diese Organisationsform ist in der Form der Stabsabteilung beim Millitär und der Polizei sehr weit verbreitet. Außerdem wird sie in mittleren und größeren Unternehmen aufgrund der Entlastung der Führungskräfte of dem Einliniensystem vorgezogen.

Abb.4: Stabliniensystem

Hierbei wird ein Universalmeister von sog. Funktionsmeistern ersetzt. Diese sind Spezialisten auf ihrem Gebiet und geben nur ihrem Fachbereich betreffende Anweisungen. Wichtig ist dabei das System der Mehrfachunterstellung: eine untergeordnete Stelle kann nur von mehreren übergeordneten Stellen Weisungen erhalten. Dadurch wird das Prinzip des kürzesten Weges realisiert, da sich nun ein Mitarbeiter direkt an den betroffenen Spezialisten wenden kann.

Zumeist in Kleinunternehmen und Personengesellschaften, z.B. in Handwerksbetrieben, in denen aufgrund der klaren Trennung kaufmännischer und technischer Verantwortlichkeiten das Risiko von Reibungsverlusten durch Kompetenzstreitigkeiten minimal ist; darüber hinaus im Rahmen der Matrixorganisation und der Projektorganisation.

Abb.5: Mehrliniensystem

Eine Matrixorganisation ist ein mögliches Strukturprinzip in der Organisation eines Betriebes, nach der Zuständigkeit und Verantwortlichkeit aufgebaut werden können. Dabei werden zwei Leitungssysteme miteinander kombiniert. Die Mitarbeiter stehen in mehreren Weisungsbeziehungen, z.B. sind Sie den Leitern der verrichtungsbezogenen Abteilungen Beschaffung, Produktion und Absatz und gleichzeitig den objektbezogenen Produktmanagern unterstellt. Eine Matrixorganisation ist damit eine Form der Mehrlinienorganisation.

Die hierbei entstehenden Zuständigkeits-Überkreuzungen führen in der Praxis jedoch häufig zu so großen Problemen, dass in aller Regel die personelle Weisungsbefugnis (die letztlich die ausschlaggebende ist) auf eine einzige Linie beschränkt wird, jeder Mitarbeiter also nur einen unmittelbaren Vorgesetzten hat. Die überkreuzenden Zuständigkeiten der anderen Linie werden dann meist dadurch aufgelöst, dass Mitarbeiter temporär aufgabenbezogen für die andere Linie freigestellt werden; der Anteil der Arbeitszeit, der hierfür bereitzustellen ist, wird dann meist zwischen den Vorgesetzten der jeweiligen Linien verhandelt.

Die heute übliche und vielfach sehr erfolgreiche Umsetzung einer Matrixorganisation unterscheidet zwischen der disziplinarischen Linienfunktion, üblicherweise in der senkrechten dargestellt, und der fachlichen Weisungsbefugnis in der horizontalen. Die fachliche Führung ist dabei sehr oft projektbezogen und somit für einen bestimmten Projektzeitraum aufgelegt.

Anwendung findet dieses Modell hauptsächlich in großen Unternehmen, bei denen mindestens zwei Gliederungsdimensionen für die Wettbewerbsfähigkeit wichtig sind - dies ist häufig bei den international tätigen Unternehmen der Fall. Oft wird die Matrixorganisation auch zur Ergänzung der Linienorganisation um zusätzliche koordinationsrelevante Aspekte herangezogen.

Abb.6: Matrixorganisation

Organisation bedeutet die Aufstellung genereller Regelungen für den betrieblichen Arbeitsprozess.

Für gleichbleibende, sich wiederholende Arbeitsprozesse ist es zweckmäßig verbindliche Arbeitsanweisungen festzulegen. Voraussetzungen für eine generelle Regelung sind die Gleichartigkeit, die Regelmäßigkeit und die Wiederholbarkeit eines betrieblichen Vorgangs. Diese generellen Regelungen haben dann für einen längeren Zeitraum Gültigkeit und schaffen damit eine feste Struktur.

Disposition heißt, fallweise Regelung für häufiger auftretende betriebliche Vorgänge, die zwar ähnlich aber nicht identisch sind.

Wegen der wechselnden Verhältnisse muss hierbei von Fall zu Fall anders entschieden werden. Für solche Vorgänge werden einige grundsätzliche Regelungen festgelegt. Ein Teil der Entscheidungen bleibt aber dem Mitarbeiter überlassen und liegt in dessen Ermessensspielraum. Berufliche Erfahrung ist Voraussetzung für den Mitarbeiter, damit er derartige Entscheidungen treffen kann.

Bei der Disposition sind allerdings Fehlentscheidungen der Mitarbeiter nicht ausgeschlossen. Um diese Gefahr zu minimieren kann der Handlungsspielraum für die Mitarbeiter festgelegt und Kontrollmechanismen eingebaut werden.

Improvisation ist immer dann notwendig, wenn unvorhergesehene Ereignisse eine bisher nicht aufgetretene Situation schaffen.

Diese Situationen sind noch nicht bei den organisatorischen Maßnahmen berücksichtigt worden. Also existieren auch keine Regelungen hierfür. Die Entscheidungen müssen ohne Vorbereitung (aus dem Stegreif) getroffen werden und haben vorübergehenden Charakter. Improvisation verlangt sehr viel berufliche Erfahrung und ein Hohes Maß an Kenntnissen. Sie ist deshalb dem höheren Management vorbehalten.